Ficha cadastral: importância e modelo pronto para empresas

A ficha cadastral é uma ferramenta usada por empresas em geral para colher informações a respeito de seus clientes e parceiros, funcionando na prática como um questionário.

Como empreendedor, você precisa saber o máximo sobre o cliente para o qual prestará atendimento. Daí, a necessidade de haver um controle e histórico de informações sobre ele – como seus documentos pessoais, dados residenciais e profissionais. E, ao criar a sua ficha cadastral no Respondi, você pode coletar e armazenar todas as informações em um banco de dados na nuvem para consultá-lo sempre que precisar.

Mas como a ficha cadastral pode ser legal para o cliente também? Ela é essencial para a elaboração de qualquer contrato, uma vez que fortalece e legitima o acordo firmado entre a empresa e o cliente.

Ter um formulário com todas as informações de seus clientes também é ótimo para estreitar o relacionamento com eles. Desta forma, você poderá notificá-lo sobre promoções, comunicar sobre algo importante ou até enviar um mimo no seu aniversário ou em datas especiais. É a sua empresa mais próxima do cliente <3

Validação de CEP e CPF na Respondi.app

Qual a função da ficha de cadastro para clientes?

O principal objetivo de uma ficha cadastral é guardar os dados mais relevantes dos clientes e manter o registro dessas informações para uso futuro.

Com esses dados em mãos, você conhece melhor sua clientela, simplifica seu relacionamento com ela, agiliza e facilita os processos, não apenas de cadastro, mas também de adesão, matrícula, contato etc.

Lembre-se: mantenha sempre os dados atuais guardados, para facilitar a comunicação com o seu consumidor!

Com os formulários do Respondi, a parte burocrática e chata também é agilizada, pois fazemos a validação do CNPJ, CPF e também puxamos automaticamente o endereço ao inserir o CEP. Assim, fica muito mais fácil criar a ficha de cadastro de seu cliente!

Pegue como exemplo um funcionário que foi contratado por sua empresa há pouco tempo e não teve qualquer contato com o cliente para o qual irá tratar.

Apresentar ao colaborador a ficha de cadastro – com todas as informações devidamente preenchidas, – vai ajudá-lo a compreender o perfil do cliente e facilitar o primeiro contato com ele.

Outro exemplo que reflete a import’ncia da ficha cadastral são os dados de endereço residencial ou profissional. Caso você precise ir a uma reunião com o cliente e tenha esquecido o nome ou número da rua, poderá consultar suas informações pessoais rapidamente.

Em situações mais sérias e urgentes, a ficha cadastral será uma facilitadora de tr’mites burocráticos na Justiça.

Por que fazer o cadastro dos clientes é tão importante?

1. Saber quem é seu consumidor e criar ações personalizadas

Compreender o perfil do cliente é muito mais do que apenas chamá-lo pelo nome – ainda que este seja um bom exemplo de que você está valorizando ele na sua empresa.

Com o devido consentimento do consumidor, ter à disposição informações como seu nome, número de contato, e-mail e hábitos de consumo – por exemplo, as datas e períodos do mês em que costumam fazer compras – facilita para que você tenha uma relação mais individualizada, proveitosa e duradoura com eles.

Na prática, você pode criar estratégias para incentivar o cliente a frequentar sua loja mais vezes, ou enviar mensagens personalizadas nas épocas do mês em que eles costumam gastar mais.

E tem mais! As fichas cadastrais não se limitam somente àquelas perguntas básicas de dados pessoais. Você pode experimentar, por exemplo, incluir perguntas sobre hobby, se ele tem algum pet e qual o nome do seu pet, e por aí vai! Criando uma relação muito além de empresa-cliente, mas um vínculo que pode permitir ações futuras mais legais e menos formais.

Agora, imagina criar uma ficha cadastral personalizada para o seu cliente? Conhecendo um pouco dele no primeiro contato, antes de ele responder ao questionário da ficha cadastral no Respondi, você pode criar uma ficha cadastral em menos de 1 minuto com as perguntas básicas e, talvez, colocar algum elemento que tenha correlação com o cliente. Ele vai até responder mais satisfeito.

É por isso que não existe apenas um modelo de ficha. Você pode criar o padrão que preferir, desde que garanta uma coleta eficiente.

2. Facilitar o pós-venda

Seguindo a mesma lógica de raciocínio, imagine que você vai em uma loja de roupas. Ao chegar, a atendente já sabe o seu nome e qual tipo de roupa você gosta. Ela sugere uma peça que combina com você – baseado em outras peças que você já comprou. Não é o máximo?

Outro exemplo: na mesma situação, uma hora após comprar a roupa, você recebe uma mensagem da loja perguntando como foi a sua experiência ou questionando em tom de bom humor se ele já está vestindo a roupa nova.

A chance do atendimento personalizado ‘ganhar’ qualquer cliente e motivá-lo a pedir/comprar novamente em algum momento do futuro é enorme!

Em suma, não basta apenas vender o produto, serviço ou solução, é preciso acompanhar o cliente após a venda!

Para isso, treinar os funcionários para que eles sejam cirúrgicos na recepção e feedback dos consumidores é essencial. E que melhor ferramenta para equipá-los nesse trabalho do que uma ficha cadastral completa, que facilita a personalização do atendimento?

Fidelizar o cliente é fazê-lo se sentir especial, mostrando as vantagens e diferenciais do seu negócio de maneira simples e direta.

E tem mais: o questionário da ficha cadastral precisa ser simples e ter uma interface amigável, como no Respondi. Porque se não, meu amigo, o cliente nem vai se dar ao trabalho de preencher, ou mesmo de responder ao seu funcionário.

3. Aumentar a clientela através do bom atendimento

É uma fórmula simples: clientes bem atendidos ‘favoritam’ sua empresa e passam a frequentá-la com maior assiduidade.

Além disso, eles tendem a indicar a loja para outras pessoas próximas – o famoso ‘boca a boca’.

A consequência direta dessa impressão positiva é o aumento do reconhecimento e credibilidade da sua marca, aumentando o faturamento no final do mês.

5. Usar o feedback dos clientes para melhorar a experiência que ele teve com sua empresa

Nada mais importante do que cultivar um bom relacionamento com seu público, certo? Para isso, receber feedbacks ocasionais é muito importante.

Não se trata de apenas garantir clientes satisfeitos para faturar mais, de olho no lucro e somente isso, mas criar uma via de mão dupla onde os comentários deles sejam realmente levados em consideração para a entrega de resultados e soluções ainda melhores, destacando sua empresa em relação à concorrência.

Nesse sentido, acolher as sugestões e críticas construtivas dos consumidores é uma oportunidade de ouro para aperfeiçoar seu modo de trabalho e o de seus funcionários.

6. Cliente tende a comprar mais

Quanto maior o nível de confiança e assiduidade de um cliente, maior o seu gasto médio – o que chamamos de ‘ticket’.

Trata-se de um indicador de desempenho muito importante que fornece o valor médio de vendas por cliente. Calculamos o ticket dividindo o faturamento total pelo número de vendas do período.

Para os usuários da Apple, por exemplo, é maravilhoso ter “toda a sua vida” nos aplicativos da empresa. Ao usar o notebook ou celular, tudo está interligado e sincronizado.

Ao divulgar um novo lançamento, os clientes não pensam no valor financeiro. Mas, sim em todas as comodidades e os benefícios em continuar com a Apple.

As empresas de tecnologia possuem pacotes especiais para clientes que desejam fazer upgrade de serviços. Já lojas de moda, enviam promoções especiais do tipo “os clientes que compraram X também compraram Y”.

Olha aí uma forma de aumentar o ticket médio ao conhecer bem o seu atual cliente.

Nesse sentido, é importante que você use a ficha cadastral a seu favor, utilizando os diferentes canais de comunicação informados pelo cliente (número de celular com WhatsApp, e-mail, redes sociais como o LinkedIn etc.) para entrar em contato com ele.

E quer saber outra coisa legal do Respondi? Nós temos integração com o WhatsApp. Então, sempre que um telefone for informado, você poderá entrar em contato direto com a pessoa via WhatsApp.

Benefícios de fazer uma ficha cadastral

Para além do que foi abordado até aqui, com enfoque na fidelização e no nível de conhecimento do cliente, a ficha cadastral é importante para:

• Evangelizador da marca: um cliente satisfeito poderá se tornar o defensor da sua marca e indicá-la para mais pessoas.
• Criar networks: Um relacionamento mais estreito com o cliente permite que você construa novas oportunidades de negócio, onde eles poderão se tornar futuros sócios ou parceiros da empresa.
• Lançar campanhas e promoções focadas no seu público-alvo: Ao invés de padronizar as promoções e ofertas para todos, você pode criar campanhas específicas, para múltiplos tipos de perfis de consumidores.
• Repensar os produtos e serviços oferecidos: Com as informações disponíveis de uma base de dados cada vez maior (uma vez que novos clientes surgem a todo momento), você poderá colher feedbacks e, através das críticas e sugestões recebidas, aprimorar ou mesmo recriar sua marca por completo.
• Bases de dados atualizada: com bancos de dados bem feitos, as chances de você conquistar seu cliente aumentam. Com muito mais facilidade e menos custos envolvidos, é possível garantir a fidelização dos seus consumidores. Não se esqueça que os dados dos clientes devem estar sempre atualizados!

Dica extra: informações pessoais são extremamente importantes. Portanto, é dever da sua empresa assegurar o sigilo dos dados dos clientes.

Como fazer uma ficha cadastral?

Levando tudo isso em conta, separamos ao final desta matéria exemplos de modelo de ficha cadastral para você se inspirar e utilizar em seu negócio. Abra sua conta no Respondi e desenvolva seu formulário com a gente.

Em geral, alguns dados são essenciais e devem constar em praticamente todo os modelos. São estes:

Dados da empresa

• razão social;
• nome fantasia;
• endereço;
• bairro;
• número;
• cidade;
• estado;
• país;
• CEP;
• número de telefone (com DDD);
• fax (com DDD);
• CNPJ;
• inscrição estadual;
• inscrição municipal;
• nicho de mercado;
• faturamento anual/mensal;
• serviços/produtos oferecidos;
• porte da empresa (pequeno, grande ou médio).

Informações pessoais do responsável

• nome;
• endereço;
• bairro;
• número;
• cidade;
• estado;
• país;
• CEP;
• CPF;
• número de telefone (com DDD);
• e-mail.

Dados gerais

• data de início de contrato;
• data de término de contrato;
• tipo de serviço contratado;
• valor do serviço contratado e acordado previamente;
• atividades a serem realizadas.

E lembrando: nem todo cliente gosta de responder a uma ficha cadastral. Portanto, colete apenas os dados necessários para o seu negócio e ofereça um brinde para aqueles que completarem o questionário.

Modelo de ficha pronto para sua empresa

Para não ter trabalho, a seguir, disponibilizamos um modelo de ficha cadastral para o seu negócio. Confira tópicos que não podem faltar:

Se não conseguir visualizar o questionário acima, é só clicar para ter acesso ao modelo de ficha cadastral do Respondi.

Agora que você já sabe como fazer sua ficha cadastral, crie agora a sua em menos de 60 segundos. Sua empresa como um todo agradece!