Saiba por que é tão importante ter uma ficha cadastral para a sua empresa

A ficha cadastral é importante para guardar informações sobre clientes, melhorar o atendimento e vendas. Veja como criar para a sua empresa!

A ficha cadastral é uma ferramenta usada por empresas em geral para colher informações relevantes de seus clientes e parceiros, funcionando na prática como um questionário.

Como empreendedor, você precisa saber o máximo sobre o cliente para o qual prestará atendimento. Daí, a necessidade de haver um controle e histórico de informações sobre ele – como seus documentos pessoais, dados residenciais e profissionais. E, ao criar a sua ficha cadastral no Respondi, você pode coletar e armazenar todos os dados dos clientes na nuvem para consultá-lo sempre que precisar.

Mas como a ficha cadastral pode ser legal para o cliente também? Ela é essencial para a elaboração de qualquer contrato, uma vez que fortalece e legitima o acordo firmado entre a empresa e o cliente.

Ter um formulário com todas as informações de seus clientes também é ótimo para estreitar o relacionamento com cliente. Desta forma, você poderá notificá-lo sobre promoções, comunicar sobre algo importante ou até enviar um mimo no seu aniversário ou em datas especiais. É a sua empresa mais próxima do cliente <3

Validação de CEP e CPF na Respondi.app

Validação de CEP e CPF na Respondi.app

Para que serve a ficha de cadastro para clientes?

O principal objetivo de uma ficha cadastral é guardar os dados mais relevantes dos clientes e manter o registro dessas informações para uso futuro.

Com esses dados em mãos, você conhece melhor sua clientela, simplifica seu relacionamento com ela, agiliza e facilita os processos, não apenas de cadastro, mas também de adesão, matrícula, contato etc.

E com os formulários do Respondi, a parte burocrática e chata também é agilizada, pois fazemos a validação do CNPJ, CPF e também puxamos automaticamente o endereço ao inserir o CEP. Assim, fica muito mais fácil criar a ficha cadastral de seu cliente!

Pegue como exemplo um funcionário que foi contratado por sua empresa há pouco tempo e não teve qualquer contato com o cliente para o qual irá tratar.

Apresentar ao colaborador a ficha de cadastro – com todas as informações devidamente preenchidas, – vai ajudá-lo a compreender o perfil do cliente e facilitar o primeiro contato com ele.

Outro exemplo que reflete a importância da ficha cadastral são os dados de endereço residencial ou profissional. Caso você precise ir a uma reunião com o cliente e tenha esquecido o nome ou número da rua, poderá consultar essa informação rapidamente.

Em situações mais sérias e urgentes, a ficha cadastral será uma facilitadora de trâmites burocráticos na Justiça.

Por que fazer o cadastro dos clientes é tão importante?

1. Saber quem é seu consumidor e criar ações personalizadas

Compreender o perfil do cliente é muito mais do que apenas chamá-lo pelo nome – ainda que este seja um bom exemplo de que você está valorizando ele na sua empresa.

Com o devido consentimento do consumidor, ter à disposição informações como seu nome, número de contato, e-mail e hábitos de consumo – por exemplo, as datas e períodos do mês em que costumam fazer compras – facilita para que você tenha uma relação mais individualizada, proveitosa e duradoura com eles.

Na prática, você pode criar estratégias para incentivar o cliente a frequentar sua loja mais vezes, ou enviar mensagens personalizadas nas épocas do mês em que eles costumam gastar mais.

E tem mais! As fichas cadastrais não se limitam somente àquelas perguntas básicas de dados pessoais. Você pode experimentar, por exemplo, incluir perguntas sobre hobby, se ele tem algum pet e qual o nome do seu pet, e por aí vai! Criando uma relação muito além de empresa-cliente, mas um vínculo que pode permitir ações futuras mais legais e menos formais.

Agora, imagina criar uma ficha cadastral personalizada para o seu cliente? Conhecendo um pouco dele no primeiro contato, antes de ele responder ao questionário da ficha cadastral no Respondi, você pode criar uma ficha cadastral em menos de 1 minuto com as perguntas básicas e, talvez, colocar algum elemento que tenha correlação com o cliente. Ele vai até responder mais satisfeito.

Pergunta "Como seriam as férias dos seus sonhos" com múltiplas respostas

2. Facilitar o pós-venda

Seguindo a mesma lógica de raciocínio, imagine que você vai em uma loja de roupas. Ao chegar, a atendente já sabe o seu nome e qual tipo de roupa você gosta. Ela sugere uma peça que combina com você – baseado em outras peças que você já comprou. Não é o máximo?

Outro exemplo: na mesma situação, uma hora após comprar a roupa, você recebe uma mensagem da loja perguntando como foi a sua experiência ou questionando em tom de bom humor se ele já está vestindo a roupa nova.

A chance do atendimento personalizado ‘ganhar’ qualquer cliente e motivá-lo a pedir/comprar novamente em algum momento do futuro é enorme!

Cliente feliz após fazer compras e com o celular na mão

Em suma, não basta apenas vender o produto, serviço ou solução, é preciso acompanhar o cliente após a venda!

Para isso, treinar os funcionários para que eles sejam cirúrgicos na recepção e feedback dos consumidores é essencial. E que melhor ferramenta para equipá-los nesse trabalho do que uma ficha cadastral completa, que facilita a personalização do atendimento?

Fidelizar o cliente é fazê-lo se sentir especial, mostrando as vantagens e diferenciais do seu negócio de maneira simples e direta.

E tem mais: o questionário da ficha cadastral precisa ser simples e ter uma interface amigável, como no Respondi. Porque se não, meu amigo, o cliente nem vai se dar ao trabalho de preencher, ou mesmo de responder ao seu funcionário.

3. Aumentar a clientela através do bom atendimento

É uma fórmula simples: clientes bem atendidos ‘favoritam’ sua empresa e passam a frequentá-la com maior assiduidade.

Além disso, eles tendem a indicar a loja para outras pessoas próximas – o famoso ‘boca a boca’.

A consequência direta dessa impressão positiva é o aumento do reconhecimento e credibilidade da sua marca, aumentando o faturamento no final do mês.

5. Usar o feedback dos clientes para melhorar a experiência que ele teve com sua empresa

Nada mais importante do que cultivar um bom relacionamento com seu público, certo? Para isso, receber feedbacks ocasionais é muito importante.

Não se trata de apenas garantir clientes satisfeitos para faturar mais, de olho no lucro e somente isso, mas criar uma via de mão dupla onde os comentários deles sejam realmente levados em consideração para a entrega de resultados e soluções ainda melhores, destacando sua empresa em relação à concorrência.

Nesse sentido, acolher as sugestões e críticas construtivas dos consumidores é uma oportunidade de ouro para aperfeiçoar seu modo de trabalho e o de seus funcionários.

Jovens felizes sentadas no sofá e olhando para a estrela

6. Cliente tende a comprar mais

Quanto maior o nível de confiança e assiduidade de um cliente, maior o seu gasto médio – o que chamamos de ‘ticket’.

Trata-se de um indicador de desempenho muito importante que fornece o valor médio de vendas por cliente. Calculamos o ticket dividindo o faturamento total pelo número de vendas do período.

Para os usuários da Apple, por exemplo, é maravilhoso ter “toda a sua vida” nos aplicativos da empresa. Ao usar o notebook ou celular, tudo está interligado e sincronizado.

Ao divulgar um novo lançamento, os clientes não pensam no valor financeiro. Mas, sim em todas as comodidades e os benefícios em continuar com a Apple.

As empresas de tecnologia possuem pacotes especiais para clientes que desejam fazer upgrade de serviços. Já lojas de moda, enviam promoções especiais do tipo “os clientes que compraram X também compraram Y”.

Olha aí uma forma de aumentar o ticket médio ao conhecer bem o seu atual cliente.

Nesse sentido, é importante que você use a ficha cadastral a seu favor, utilizando os diferentes canais de comunicação informados pelo cliente (número de celular com WhatsApp, e-mail, redes sociais como o LinkedIn etc.) para entrar em contato com ele.

E quer saber outra coisa legal do Respondi? Nós temos integração com o WhatsApp. Então, sempre que um telefone for informado, você poderá entrar em contato direto com a pessoa via WhatsApp.

Benefícios de fazer uma ficha cadastral

Para além do que foi abordado até aqui, com enfoque na fidelização e no nível de conhecimento do cliente, a ficha cadastral é importante para:

  • Evangelizador da marca: um cliente satisfeito poderá se tornar o defensor da sua marca e indicá-la para mais pessoas.
  • Criar networks: Um relacionamento mais estreito com o cliente permite que você construa novas oportunidades de negócio, onde eles poderão se tornar futuros sócios ou parceiros da empresa.
  • Lançar campanhas e promoções focadas no seu público-alvo: Ao invés de padronizar as promoções e ofertas para todos, você pode criar campanhas específicas, para múltiplos tipos de perfis de consumidores.
  • Repensar os produtos e serviços oferecidos: Com as informações disponíveis de uma base de dados cada vez maior (uma vez que novos clientes surgem a todo momento), você poderá colher feedbacks e, através das críticas e sugestões recebidas, aprimorar ou mesmo recriar sua marca por completo.

Como fazer uma ficha cadastral?

Levando tudo isso em conta, separamos ao final desta matéria exemplos de modelo de ficha cadastral para você se inspirar e utilizar em seu negócio.

Em geral, alguns dados são essenciais e devem constar em praticamente todo os modelos. São estes:

Dados da empresa

  • razão social;
  • nome fantasia;
  • endereço;
  • bairro;
  • número;
  • cidade;
  • estado;
  • país;
  • CEP;
  • número de telefone (com DDD);
  • fax (com DDD);
  • CNPJ;
  • inscrição estadual;
  • inscrição municipal;
  • nicho de mercado;
  • faturamento anual/mensal;
  • serviços/produtos oferecidos;
  • porte da empresa (pequeno, grande ou médio).

Dados do responsável

  • nome;
  • endereço;
  • bairro;
  • número;
  • cidade;
  • estado;
  • país;
  • CEP;
  • CPF;
  • número de telefone (com DDD);
  • e-mail.

Dados gerais

  • data de início de contrato;
  • data de término de contrato;
  • tipo de serviço contratado;
  • valor do serviço contratado e acordado previamente;
  • atividades a serem realizadas.

E lembrando: nem todo cliente gosta de responder a uma ficha cadastral. Portanto, oferecer uma contrapartida pode ser legal, como um brinde ao responder o questionário.

Agora que você já sabe como fazer sua ficha cadastral, crie agora a sua em menos de 60 segundos. Sua empresa como um todo agradece!

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Escrto por Time Respondi,
em August de 2022