Para que serve a ficha de registro de empregado: importância, prazos e como preencher

Após um longo processo seletivo, chegou a hora de registrar os novos colaboradores segundo às exigências da CLT. Nesse momento, os profissionais de recursos humanos precisam de atenção redobrada ao cumprir todas as obrigações legais, como o preenchimento da ficha de registro de empregado.

Esse documento é um dos mais importantes na hora da admissão, pois garante a proteção da empresa, ao mesmo tempo em que assegura a segurança do trabalhador perante às leis.

Se você tem dúvidas sobre a relevância e o preenchimento da ficha, continue conosco. O Respondi é a melhor ferramenta para te ajudar neste processo 😉

Afinal o que é ficha de registro de empregado?

De acordo com o artigo 41 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a ficha de registro de empregado é um documento obrigatório. Nele constam todos os dados dos funcionários da sua empresa, de informações pessoais à trajetória do colaborador.

Todas as informações coletadas são de extrema importância para ambos os lados. Tanto é que, em casos de esquecimento ou erros, a empresa poderá arcar com multas e o funcionário não será contemplado pelos benefícios previstos em lei.

Para que serve a ficha de registro?

Como dito anteriormente, a ficha traz benefícios tanto para o empregador, quanto ao funcionário.

No primeiro caso, o registro é importante para empresas, pois auxilia o controle interno. Com ele, a rotina do RH em relação ao controle de funcionários se torna muito mais simples e fácil de administrar. Além disso, as empresas se mantêm protegidas, seguindo todas as normas trabalhistas estabelecidas.

Já para o segundo, o correto preenchimento da ficha de registro assegura todos os benefícios ao trabalhador de acordo com a CLT, como 13º terceiro e férias; cadastro em órgãos e sistemas (como o eSocial); e benefícios (INSS e FGTS, por exemplo).

Assim, ambos os lados saem ganhando!

Como preencher o registro passo a passo

Para preencher a ficha de registro de empregado, os contratantes devem ter os seguintes dados em mãos:

Os principais dados pessoais são:

• Nome completo
• RG e CPF
• Data de nascimento
• Endereço
• Número do título de eleitor, da reservista e da carteira de trabalho
• Nome dos pais
• Nome dos dependentes
• Certidão de casamento
• Certidão de escolaridade

Já os contratuais:

• Atestado médico admissional
• Cargo e função
• Data de admissão e demissão
• Local de trabalho
• Carga horária
• Dados bancários
• Número de identificação do PIS/PASEP
• Declaração de opção ou não pelo vale-transporte

O ideal é que todas as informações sejam preenchidas durante a admissão, para evitar possíveis erros ou retrabalhos futuros.

Todas essas informações asseguram a existência do vínculo empregatício. Assim, garante os benefícios previdenciários e acesso ao FGTS aos funcionários.

A importância da ficha, segundo a legislação brasileira

Segundo as leis, a ficha de registro de empregado é uma das melhores maneiras de garantir a segurança e parceria entre colaboradores e organizações.

Lembre-se, ainda, que todas as informações relacionadas às atividades devem ser atualizadas constantemente.

O artigo 41 da CLT, diz o seguinte:

“Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. (Redação dada pela Lei nº 7.855, de 24.10.1989)”.

Isso significa que:

• Alterações na jornada de trabalho, carga horária, cargo e função ou salário
• Acidentes de trabalho
• Doenças profissionais
• Férias

Devem ser alterados sempre que necessário.

Quais são os prazos para realizar todas as anotações?

Os prazos de preenchimento e informações essenciais variam, segundo a Portaria nº 1.195, de 30 de outubro de 2019. Veja:

Registro em até um dia antes de iniciar o emprego

Nesse caso, devem constar:

• A categoria do trabalhador
• CPF
• Data de nascimento
• Tipo de contrato
• Remuneração
• Data de admissão
• Natureza da atividade
• Matrícula do empregado dentro da empresa
• Classificação Brasileira de Ocupações (CBO)

Até 15 dias antes do início do colaborador

• Nome completo
• Sexo
• Escolaridade
• Endereço
• Nacionalidade
• Cargo e função
• Salário e comissão
• Nome e dados dos dependentes
• Horário de trabalho
• Local de trabalho
• Informações importantes sobre empregados com deficiência ou reabilitado

Em até 15 dias após qualquer ocorrência

• Alteração dos dados cadastrais e contratuais
• Afastamento temporário
• Afastamento por acidente de trabalho ou por doença (inferior a 15 dias)
• Férias
• Dados sobre a saúde do trabalhador
• Informações sobre às condições ambientais do local de trabalho
• Dados de desligamento
• Reintegração ao emprego ou transferência entre empresas do mesmo grupo

Após 15 dias de afastamento

• Afastamento por acidente de trabalho ou doença (superior a 15 dias)
• Acidente ou doença ocupacional (ou não) com qualquer duração

Registro imediato

• Acidentes de trabalho ou doenças ocupacionais que levem à morte do funcionário
• Afastamento por acidentes ou doenças relacionadas (ou não) ao trabalho com qualquer duração
• Novo afastamento por acidentes ou doenças relacionadas (ou não) ao trabalho dentro do prazo de 60 dias após o retorno e recebimento da licença com auxílio-doença

Como e onde armazenar o documento?

A lei não obriga o armazenamento em locais específicos. A empresa pode optar por manter as fichas em meios eletrônicos, como sistemas ou planilhas, ou até mesmo em livros ou fichas de registro:

“Art. 5º O empregador que optar por não realizar o registro dos empregados por meio eletrônico deverá anotar, nos mesmos prazos, as informações previstas no art. 2º em livro ou ficha de registro, que deverá permanecer no estabelecimento ao qual o trabalhador estiver vinculado”.

A própria empresa escolha o modelo de armazenamento, segundo suas necessidades. O mais importante é garantir o fácil acesso e segurança dos dados.

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